Łukasz Oleśniewicz 
MATERIAŁ ZEWNĘTRZNY
Prowadzenie magazynu wymaga dużej dokładności i skrupulatności. Zarówno jego obsługa, jak i wystawianie faktur, powinno odbywać się w tym samym czasie. Jeśli zarządzamy kilkoma magazynami naraz, sprawa staje się jeszcze bardziej skomplikowana. Na szczęście powstał program ułatwiający te zadania. Fakturowanie z magazynem zmniejsza ryzyko pomyłek i daje pewność, że stan magazynu jest zgodny z dokumentacją.
- Program do fakturowania z magazynem. Jak działa?
- Dokumenty magazynowe
3.Wystawianie faktur VAT i inne zalety programu
Fakturowanie z magazynem. Jak działa?
W zależności od tego, jak rozliczasz się z fiskusem, masz lub nie, obowiązek prowadzenia gospodarki magazynowej. Podatnicy, którzy prowadza księgi rachunkowe, maja taki obowiązek. Natomiast ci, którzy rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów (KPiR), lub ryczałtowcy, prowadzić jej nie muszą. Jednych i drugich, pod koniec roku obowiązuje tzw. spis z natury, który bardziej znany jest pod nazwą remanentu. Z pomocą przychodzi tu łatwy w obsłudze program fakturowanie z magazynem, który pozwala dokładnie spisać stan posiadania naszej firmy, wraz z wartością poszczególnych towarów. Unikniemy wtedy pomyłek i kłopotów związanych z ewentualną kontrolą ze strony urzędu skarbowego.
Programem do fakturowania z magazynem o nazwie Faktura VAT 2022 Pro, mogą się posługiwać osoby, które nie maja zbyt dużego doświadczenia z obsługą komputera. Narzędzie to jest bardzo łatwe w obsłudze i działa na zasadzie intuicyjnej, prowadząc użytkownika niemal za rękę. Jego zaletą jest automatyczne pobieranie danych kontrahentów z GUS i kolektorów danych. Dzięki temu, użytkownik nie musi znać adresu firmy, ani jego numerów NIP I REGON. Program pozwala też na kontrolowanie stanu poszczególnych towarów w magazynie, co z kolei umożliwia uzupełnianie niedoborów. Program magazynowy służy również, a może przede wszystkim, do wystawiania faktury VAT. Przy tej czynności łatwo o pomyłkę, którą program bez problemu skoryguje. Może to ułatwić obsługa czytników kodów kreskowych, na których zaszyfrowana jest cena poszczególnych artykułów. Faktury VAT mogą być wystawiane w różnych walutach i językach, jeśli firma współpracuje z zagranicą.
Dokumenty magazynowe
Oprócz faktur, do prowadzenia magazynu, niezbędny jest także szereg dokumentów magazynowych.. Niektóre z nich figurują w programie komputerowym, są z nim powiązane więc łatwo je odnaleźć i uzupełnić. Przykładowo, dokument WZ oznacza się wydanie magazynowe. To nic innego, niż przekazanie kontrahentowi towaru z magazynu odpłatnie lub nie. Dokumenty WZ są zwykle połączone z programem do fakturowania z magazynem. Skrótem PZ, oznacza się natomiast przyjęcie wewnętrzne. Ten dokument ma zastosowanie wówczas, gdy do naszego magazynu trafiają przedmioty z zewnętrznej firmy. Rozchód wewnętrzny (RW) to po prostu wydawanie przedmiotów z magazynu, na potrzeby naszej firmy jej pracownikom. Skrótem MM, oznacza się z kolei przesunięcie danych przedmiotów z jednego firmowego magazynu do drugiego. Natomiast jeśli pracownicy firmy pobiorą z naszego magazynu zbyt dużą ilość materiałów, a potem je zwrócą, musi zostać wystawione zaświadczenie ZW, czyli zwrot wewnętrzny. Wszystko to umożliwia pełną kontrolę nad stanem magazynów.
Funkcje wystawiania faktur VAT i inne zalety programu
Osobom pracującym w magazynach, najwięcej trudności sprawia czynność wystawiania faktur VAT, lub też faktur eksportowych. Program magazynowy stanowi tu ogromne ułatwienie. Niektóre wersje są zintegrowane z czytnikami kodów kreskowych, co sprawia, że wystawienie faktury VAT przestaje być problemem. Zaawansowane wersje programu, mają możliwość wystawiania faktur w rożnych językach i dowolnej walucie. Przydaje się to wówczas, gdy firma współpracuje z zagranicznymi przedsiębiorstwami. W przypadku faktur walutowych, dodatkową zaletą jest automatyczne pobieranie aktualnych kursów poszczególnych walut z NBP.
Jeśli magazynier sprawuje pieczę nad kilkoma obiektami, program umożliwia mu ich jednoczesne kontrolowanie. W ramach jednego konta, można nadzorować kilka obiektów magazynowych naraz. Wystarczy wejść w zakładkę ” Lista magazynów” i wszystkie dane pokazują się jak na dłoni. Zaletą niektórych wersji programu fakturowania z magazynem, jest także obsługa formatu PDF. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego, bardzo przydaje się plik jpk. Ten skrót oznacza Jednolity Plik Kontrolny, który bardzo ułatwia pracę organom skarbowym i ogranicza liczbę weryfikacji stanu finansowego firmy. Dzięki programowi do obsługi magazynu, oszczędza się czas i eliminuje ryzyko pomyłek. Bardzo ważną funkcją, jest także automatyczna kontrola płatności na podstawie dokumentów kasowych, oraz eksport i import danych. Możliwe jest także tworzenie bazy danych z kodami towarów i zdjęciami produktów. Kolejna zaletą jest szybkie wyszukiwanie produktów, faktur, dokumentów, rejestracja nowych klientów i system kontroli płatności. Odpowiednie ustawienia sprawią, że system sam stworzy i wyśle fakturę do klienta zalegającego z zapłatą.
